Organiser sa boite email pour gagner du temps

Ne vous laissez plus dépasser par une boite email qui explose !

Gagner du temps en gérant mieux ses emails, c’est possible. Optimiser l’organisation de sa messagerie peut vous faire gagner de précieuses minutes quand vous recherchez d’anciens emails. Plusieurs techniques sont possibles :

Créer des répertoires et des dossiers selon leur thématique et leur provenance (clients, hiérarchie, groupe de travail…)

– Créer ensuite des règles pour classer automatiquement certains messages dans ces dossiers. Vous pouvez ainsi trier dès leur arrivée les messages informatifs où vous n’êtes qu’en copie.

Utiliser des codes couleurs (les fanions sous Outlook) afin de classer les messages en fonction du suivi que vous devrez assurer.

– Effectuer un archivage régulier de vos nouveaux messages.

Astuces et mises en garde

  • Lorsque vous recevez vraiment trop de publicités, sans doute parce que vous avez participé à des jeux et communiqué largement votre adresse e-mail, vous pouvez vous radier via le lien situé (généralement en tous petits caractères) en bas de la newsletter ou du mail publicitaire.
  • Pour ne pas être tenté de vous éparpiller, tâchez d’avoir une adresse e-mail pour tout ce qui est du domaine professionnel et une autre adresse pour tout ce qui concerne les choses personnelles.

 

2 thoughts on “Organiser sa boite email pour gagner du temps

  1. Je ne suis pas sur que le classement hiérarchique soit de nos jours la meilleure approche (avis tout a fait personnel).
    Les clients lourds comme MS Outlook ou Thunderbird privilégie ce mode de fonctionnement sauf qu’aujourd’hui nous recevons une telle quantité de mails qu’il faudrait passer sa vie à classer, a ranger et au final peut être perdre pas mal de temps.
    L’approche proposée par les clients légers, interfaces Web comme Gmail ou Zimbra (Free), basée sur les files de discussions, les tags, et surtout la recherche par mots clés, est peut être plus adaptée. En recherchant un email on se rappelle toujours d’au moins une chose:
    – le ou les destinataires
    – la date d’envoi ou de réception
    – l’objet du mail
    – un mot clé présent dans le mail
    – etc…

    Le suivi et la recherche des mails se fait alors aussi simplement qu’une recherche dans google (sans les liens sponsoriés :-))

    Tous les éléments des boites aux lettres 2.0 sont indexés, autant en profiter🙂

    Un petit lien pour finir http://mail.google.com/mail/help/intl/fr/tips.html#white

    • Thanks Aelfwine.

      Cette méthode ouvre de nouvelles perspectives pour les particuliers, mais surtout pour les professionnels indépendants qui passent principalement par des webmails type googlemail. (Je suis bien placé pour le savoir, perso c’est gmail !! )

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